Volunteer Management System (VMS), Coordinator (m/w/d)

Verbände & Großereignisse
Deutschland
Wettbewerbsfähig
28 / 08
Du möchtest eine Heldin oder ein Held sein und die Welt ein Stückchen besser machen? Du suchst nach einer sinnhaften Beschäftigung und hast Freude am Sport? Wenn Du jetzt noch Teil eines eingeschworenen Teams sein möchtest, bist Du bei uns genau richtig! Wir – das Lokale Organisationskomitee (LOC) der Special Olympics World Games Berlin 2023 – suchen Menschen wie Dich! Gemeinsam mit Dir wollen wir ein mitreißendes Sportgroßevent auf die Beine stellen, das Geschichte schreibt.

Full description

Als Ausrichter der weltweit größten inklusiven Sportveranstaltung für Menschen mit und ohne geistige Behinderungen erwarten wir vom 17. bis 25. Juni 2023 etwa
7.000 Athlet*innen sowie Unified Partnerinnen und -Partner aus 170 Ländern in Berlin.

Mit den Special Olympics World Games senden wir ein weltweites Signal: Unser Ziel
ist es, mit und nach Austragung der Weltspiele einen nachhaltigen Beitrag für eine inklusive Gesellschaft zu leisten und ein Umdenken in den Köpfen zu erreichen. Mit Herz
und Hand setzen wir uns dafür ein, Sportvereine stärker für Menschen mit geistiger Behinderung zu öffnen und den Sport in den Organisationen der Behindertenhilfe
weiter zu fördern.

Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich „Games Operations“ suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n „Volunteer Management System (VMS), Coordinator“ (m/w/d)

Die Division Operations stellt die notwendige Infrastruktur für die Durchführung derWeltspiele bereit. Dazu gehören Sportstätten und nicht-sportliche Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Unterkunft, Verpflegung, Logistik,Sicherheit sowie die Anwerbung und Verwaltung von Volunteers. Du bist mit Leib und Seele ein Enthusiast für Sport und Technologie? Du liebst alles Digitale, arbeitest aber auch gerne mit Menschen und hast Lust, unsere Mission #InclusionRevolution zu unterstützen?

Mit Deiner Expertise stellst Du dich allen Herausforderungen und Serviceanfragen. Du bist die erste Anlaufstelle für technischen Support, um nachhaltige, pragmatische und
ehrenamtlich orientierte Lösungen zu managen.

Mit der Erfüllung dieser Aufgaben würden wir Dich betrauen:
  • Berichterstattung, Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem Manager Volunteers & Workforce, um ein effizientes und reibungsloses Funktionieren des Volunteermanagementsystems (VMS) sicherzustellen
  • Verwaltung der täglichen Aufgabenzuweisung für Trainees/Praktikanten/Volunteers im Team
  • Einrichten, Testen und Betreiben des VMS in Bezug auf die Registrierung von Volunteers, die Kommunikation, das Screening, die Zuweisung von Rollen und Schichten, den Betrieb vor Ort sowie die Belohnung und Anerkennung
  • Zusammenarbeit mit dem VMS-Lieferanten, um den wöchentlichen Fortschritt bei der Erbringung von Leistungen und die Einhaltung von Meilensteinen zu gewährleisten
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern bei der Kommunikation von Projektstatus, Aktivitäten und Erfolgen
  • Zusammenarbeit mit Funktionsbereichen (FAs) und anderen internen Stakeholdern, um deren Bedürfnisse zu verstehen und ihre WorkforceManagement-Prozesse zu verbessern
  • Erfassen, Überprüfen und Sicherstellen der Qualität und Genauigkeit der von den FAs und Volunteers bereitgestellten erforderlichen Daten
  • Bereitstellung von VMS-Betriebsunterstützung für interne Stakeholder und Volunteers per E-Mail, Telefon, bei persönlichen Treffen und Workshops (Schulungen)
  • Beaufsichtigung der Umsetzung der Games Time und des Änderungsmanagements während des Veranstaltungszeitraums
Es wäre überragend, wenn Du diese Fähigkeiten mitbringst:
  • Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise im Bereich Informationstechnologie, Veranstaltungs- oder Sportmanagement
  • Erfahrung im Umgang mit datenzentrierten Anwendungen oder Veranstaltungsmanagementsystemen ist ein Plus
  • Fähigkeit, leicht verständliche Empfehlungen zu formulieren, die auf Deiner Erfahrung und Deinem Verständnis eines Tools aus der Sicht des Benutzers beruhen
  • Eine freundliche, proaktive Einstellung, Verantwortungsbewusstsein, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
  • Fähigkeit, unter Druck eine stabile Leistung aufrechtzuerhalten, insbesondere während der Games-Time
  • Fähigkeit, technische Konzepte einem nichttechnischen Publikum/Stakeholder zu vermitteln
  • Ausgezeichnete Problemlösungs- und analytische Fähigkeiten
  • Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit an IT-Projekten, die den gesamten Projektlebenszyklus durchlaufen haben, vom Scoping über die Entwicklung und Implementierung bis zur Überprüfung
  • Kooperativer Ansatz und Teamfähigkeit
  • Bereitschaft, Volunteers zu treffen und ihnen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten
  • Kommunikation in Englisch und Deutsch
Neben großen Emotionen und dem unermesslichen Dank unserer Athlet*innen bieten wir Dir die Möglichkeit…
  • … ein einzigartiges Event im Herzen Europas mitzugestalten
  • … ein extrem bedeutsames gesellschaftliches Themenfeld zu bearbeiten
  • … von größtmöglicher Gestaltungsmöglichkeit und Eigenverantwortlichkeit
  • … ein riesiges Netzwerk im deutschen Sport kennenzulernen
Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kann
jede/r/s sein, wie er/sie/es möchte und wie es/sie/er ist. Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

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